1.アナリスト
印刷試しにやってみるーマルチタスク下で業務効率を上げる方法―
2020-07-31
「試しにやってみる」の心構えが大事
従前、日々の膨大な業務を同時に進行させ、生産性を上げる「マルチタスク」が重要とされていた。しかしここ数年で、実は「マルチタスク」は生産効率を大きく損なうため、「シングルタスク」で1つの業務に集中して業務効率を上げることが必要と言われるようになってきた。その火付け役ともなったのが、デボラ・ザック著『SINGLE TASK 一点集中術』（2017年）で、ハーバード大学等の研究成果をもとに、「シングルタスク」の重要性を説いている。
しかし実際には、日常の業務の中で、複数のタスクを並行して行わなればいけない場面も少なくない。その場合、1つのタスクに集中しろといわれても、他の業務が不安になって、集中できないこともあるかと思う。
そんなとき、まずはすべてのタスクに少しずつ手を付けて、「こんな感じか」と全体感を見通すことが重要なのではないだろうか。そうすることで、他のタスクに気を取られることなく、1つの業務に集中することができ、本当の意味で「シングルタスク」による効率化が実現されるように思う。
とりあえず全部手を付けてみたら、先が見通せ、1つのタスクに集中できるようになった
以前、私は2つのクライアントの案件に同時に参画していた。2つの案件は、プロジェクトのテーマもクライアントの業界も全く異なるもので、当時は、双方から同時に降ってくるいくつものタスクの海に溺れ、窒息しそうになっていた。
「今日はこれとこれとこれを終わらせなくてはいけない・・・とりあえず優先順位の高いこのタスクから終わらせて、残りは後で手を付けよう」こんなことを毎日のように繰り返していると、日中はいろいろなことが心配になり、精神的にも辛いことがあった。
そんなある日、いつものように複数のタスクを終わらなせなくては行けない中、まずはすべてのタスクを試しにやってみて、先の見通しを立ててみることにした。すべてのタスクを5％くらいやってみるといった具合で、すべてのタスクに手をつけてみると、「なんだ、思ったよりも余裕を持って終わらせられそうだな」と安心することが出来た。
その結果、他のタスクに気を取られることなく、目の前のタスクに集中することができるようになった。
あの有名プログラマーも「試しにやってみる」の姿勢で、作業の見積もりをしている
Windows95の生みの親のひとりである中島聡さんは、誰かに何かを依頼されたとき、まずは実際にやってみて、そのタスクにかかる時間を見積もってみるそうだ。経験豊富なプログラマーでさえ、作業時間の見積もりをする際に、実際にやってみているというのだから、おそらく多くの場合、ある程度正確な時間の見積もりには、実際にやってみることが必要なのだと思う。
「試しにやってみる」のに時間はかからない
そうはいっても、実際には業務に追われている中で、「試しにやってみる」時間を確保することは難しいという意見もあるだろう。
しかし、上で述べている「試しにやってみる」というのは、全作業の5%程度をやってみるというものなので、実際には1時間もかからない程度でできることがほとんどだ。
例えば、「XXについてリサーチして、パワーポイントにまとめる」というタスクがあったとする。その場合には、どんなキーワードで調べたときに、例えばどんな情報が出てくるのか？だけでもわかれば、作業の見通しは格段に良くなる。「試しにやってみる」という姿勢で臨むのであれば、重要と思われるキーワードをいくつかネットで検索してみて、そこで出てきた情報から、最終的な資料がどんな構成になりそうか？だけでも、頭の中でシミュレーションしてみると、だいたいの作業時間は見積もれるのではないだろうか。その程度であれば、移動時間にスマホで行うことも可能だ。
M&Aは総合格闘技、だからこそ1人1人のタスクマネジメントが肝
財務・法務に対する知識だけではなく、業界知識や、時にはプレゼン力や営業力と言ったソフトスキルも求められるため、「M&Aは総合格闘技」とよく言われる。そのために、戦略策定からPMI、そしてその後の子会社運営などM&Aに関わる業務では、非常に多岐にわたる業務を同時に遂行していく必要が出てくることも、必然的に多くなってくる。
そのような中で着実に業務を遂行し、M&Aを成功に導くためにも、「試しにやってみる」という姿勢で業務に取り組み、1人1人が高い生産性を実現していくことが重要なのではないだろうか。
MAVIS PARTNERS アナリスト 井田倫宏
