綺麗なグラフは綺麗なエクセルから

グラフだけ綺麗にしてもダメ

最近はプロジェクトの中で、データ分析やその分析をグラフにまとめて会議の場で提示する機会がよくある。（エクセルのマクロには強くはないのだが、）前職でもデータ整理や分析、グラフに落とし込むまで一連の作業は行っていたため、必要な内容は整理できるものの、内部から、“エクセルが汚い”という指摘を受けた。“いつ何時でもクライアントに出せるエクセルにしておくべきだし、内部での引継ぎがある場合でもエクセルが汚いとどこからどのデータを引っ張ってきたか分からず全員不幸。”という話をしていただき、確かにそうだな、と思った。時間がないかつデータが膨大だと、ついつい必要な情報が間違っていないか、という方に注力してしまい、まとめ方にまで意識できていなかったなと反省したところだ。資料上に表すグラフだけではなく、その根拠まで分かりやすくする工夫をしていきたい。

エクセルを綺麗にするためには

また、私が気を付けたいと思ったことの一つは、エクセルでデータ分析を行う前にきちんといただいた内容の精査と整理をするということ。必要な個別の情報を引っ張ってくるだけでなく、いただいたデータには何が書かれていて、何をまとめれば意義があるのか、という点を最初に整理しておくことが必要である。まとめ方のイメージを最初にしておけば、複雑にシート分けされている情報をどのようにデータを整理して分析すべきか、自ずと分かり、手が動かしやすくする。“このグラフがあるといいよね“ということだけに惑わされてしまうと、どうしてもそのグラフに必要な情報にだけ目が行ってしまい、”じゃあこのグラフも必要だね“となったときに１からデータを漁る必要が生じてしまう。
“最初にデータ整理を丁寧にやっておけば、追加で分析する必要が生じても、時間を多くかけることなくできる”とも内部で指摘をもらい、データ整理を事前に綺麗にまとめることが、効率的にも、見栄え的にも綺麗なエクセルを作る近道であると改めて認識したところだ。データ整理は、もちろんテクニカル的にもマクロ等を使いこなすことで効率を上げることが可能であるため、引き続き勉強したい。

エクセル作成は性格が出る？

余談にはなるが、内部で上記指摘を受けたとき、“エクセルが汚いやつは家も汚い。”という話が出た。たしかに、ガサツな面はあるので、家もそれなりに掃除はしているがピカピカかと聞かれれば答えに詰まる。私は大掃除をすると心もすっきりするタイプなので、どっちが先かという問題はあるものの、指摘を受けた日に早速部屋を掃除したら、データをまとめる作業が非常に捗ったので、いただいた指摘は間違っていないのだろうと思う。（逆も然りで、エクセルを綺麗に作ることを心掛ければ、家のホコリなども気になり始めて私生活にも良い影響があるかも！？）年末年始を活用し、家もエクセルもピカピカにしたいと思う。
が、現状ではクライアントにエクセルをお渡ししたときに、“この人はガサツな人なんだな。これまでの資料は本当に合っていたのだろうか？”と一つのエクセルでこれまで示してきた内容にも悪い影響があるかもしれない、ということは肝に銘じる必要がある。
内部資料であっても、いつでも表に出せる資料作りを心掛けたい。

最後に、次回の執筆は来年となるため、年末のご挨拶となりますが、早いもので、MAVISに入り、この年末で半年となります。プロジェクトで関わらせていただいた皆様、大変お世話になりました。皆様、どうぞ良いお年をお迎えください。

MAVIS PARTNERS アナリスト 神尾唯

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